De vergader-laptop-rage

[Eric Haas]

Vanuit mijn passie voor inspirerend werken, en daarmee samenhangend het initiatief Greendesk, schrijf ik regelmatig over wat mij bezig houdt in de samenleving; dingen die mij bezig houden of die mij opvallen. Vandaag gaat het over een fenomeen dat al wel wat langer bestaat maar pas recent voor mij echt overal zichtbaar wordt:
Wat ik wel een grappige hype vind, zijn de mensen die met opengeklapte laptops zich een weg banen door vergaderingen en besprekingen, direct notuleren wat er besproken is (of wellicht in een verloren moment toch een spelletje Killzone II afwerken - maar laten we voor nu even niet aannemen dat het laatste gebeurt...).

Ik, nog steeds een adept van de handgeschreven notitie - kijk met verbazing en bevreemding naar een dergelijke setting. Waar vroeger de rol van secretaris zeer lastig was te verbijzonderen naar één persoon - niemand wilde! - of, in het verlengde daarvan, het aanstellen van een professioneel secretaresse een prestigieuze luxevertoon vormde, zit nu de hele goegemeente met computers voor hun neus te tikken naar hartenlust! How fascinating!

Uiteraard heeft deze wijze van werken voordelen. Efficiëntie is er zeker één van. In deze blog wil ik toch graag stilstaan bij de keerzijde, zoals ik die ervaar. Belangrijkste effect op mij is een gevoel van afstand. De schermen staan tussen mij en mijn gesprekspartners in en gaan voor mij ten koste van de uitwisseling. Er staat iets tussen ons in...

Waarom? Wellicht omdat het scherm één mens "toebehoort"; hij/zij kan alles zien, ik niets! Wat wordt erop geschreven? Het letterlijke verloop van de discussie? Of worden er reeds nu interpretaties en opmerkingen geplaatst...? Verplaats je met een beetje fantasie in de situatie van patiënt bij de huisarts, of ji jdie aangifte komt doen bij de politie van een diefstal - weet jij veel wat zij schrijven?). Natuurlijk, dat kan ook bij een notitieblok, maar omdat die plat op tafel liggen is daar meer openheid; je kan immers zien wat de ander schrijft, sterker nog, je maakt ook makkelijk een tekeningetje en laat dan aan de ander zien, zodat het hem/haar weer kan helpen!

Zijn er alternatieven met behoud van techniek (de efficientie)? Eén leidend scherm waar een gezamenlijk document wordt samengesteld. Dat is ook hinderlijk. De techniek krijgt dan een te dominante rol (iedereen gaat dan zitten staren naar dat scherm, terwijl velen lange tijd moeten wachten tot de notulist - hoe bedreven dan ook in de edele kunst van het digitale werk - zijn werk heeft gedaan. Ditzelfde gegeven doet zich voor met presentaties - en petite groupe - wanneer één persoon een presentatie op een laptop vertoont. Dan is ook de hele groep "gedwongen" ernaar te kijken en neemt dus ook hier de techniek de touwtjes in handen. Nee, doe mij dan maar zo'n beproefd boekje, waarin je heen en weer kunt bladeren, dat je even kunt geven aan de ander - de control laten oversteken - etc.

Echter - laat mij hier niet enkel de starre klassieker uithangen - zitten er natuurlijk wel degelijk grote pluspunten aan de vergader-laptop-rage: al die ijverige laptop gebruikers leveren zeer keurig uitgewerkte gespreksrapporten, die je vervolgens zelf eenvoudig kunt aanvullen/gebruiken!

Eric


PS Als je dan wat gaat googlen ontdek je snel dat er meer over geschreven is, bijvooorbeeld een mooi artikel in de New York Times, heeft Microsoft al een etiquette ontwikkeld over laptops in vergaderingen, etc...

[Petra Kroon]

HI Eric,
precies, ze leveren keurig uitgewerkte gespreksrapporten, die ook nog kloppen. En meer doen die mensen ook niet tijdens een vergadering. En wat als ze het wel deden, zoals je veronderstelt? Ik zou zeggen, sta erboven.
Nog een fijn punt: bij het uitwerken van handgeschreven notulen is het maar de vraag of je al het geschrijf nog goed kunt lezen.